Acuerdo de tratamiento de datos

1. Partes y vinculación

Sergio Andrés Pérez, persona natural identificada con NIT 1144192033, operador de Agilitic, actúa como encargado tecnológico cuando procesa datos personales por cuenta de un negocio usuario de Agilitic Express.

El negocio que crea el espacio de trabajo o contrata el plan actúa como responsable cuando determina para qué y cómo utiliza los datos de clientes, compradores, colaboradores, proveedores y demás titulares registrados en Express.

Este acuerdo se incorpora a los Términos y condiciones y se acepta al crear una cuenta, solicitar acceso y utilizar Express en representación de un negocio.

2. Objeto e instrucciones

Agilitic tratará los datos únicamente para alojar, organizar, consultar, respaldar, proteger y ejecutar las funciones contratadas, así como para prestar soporte y mantener la plataforma.

Las instrucciones del responsable se expresan mediante la configuración, acciones, permisos, integraciones y solicitudes realizadas dentro del servicio, siempre que sean lícitas, técnicamente posibles y compatibles con los términos.

3. Duración

El encargo dura mientras el negocio mantenga una cuenta o exista información que deba conservarse para prestar el servicio, atender una solicitud, cumplir obligaciones legales o completar un proceso de cierre y eliminación.

4. Titulares y categorías de datos

El negocio debe aplicar minimización y evitar datos sensibles o de menores salvo que cuente con base legal, autorización y medidas adicionales suficientes.

• Clientes y compradores: identificación, contacto, dirección, pedidos, ventas, pagos, garantías y comunicaciones.
• Colaboradores y usuarios: identificación, correo, teléfono, roles, permisos, actividad y auditoría.
• Proveedores y contactos comerciales: identificación, contacto, productos, compras, cuentas y documentos.
• Datos operativos vinculados a inventario, sedes, entregas, cotizaciones, comprobantes, cartera y soporte.

5. Obligaciones del negocio responsable

• Cumplir la normativa de protección de datos y mantener una política propia cuando corresponda.
• Informar a los titulares y obtener autorizaciones previas, expresas e informadas cuando sean necesarias.
• Garantizar que los datos sean pertinentes, correctos, actualizados y recolectados lícitamente.
• Definir roles y permisos adecuados para sus colaboradores.
• Atender consultas, reclamos, supresiones y demás derechos de los titulares.
• No ordenar tratamientos ilícitos, discriminatorios o incompatibles con las finalidades informadas.
• Comunicar a Agilitic cualquier solicitud o incidente que requiera apoyo técnico.

6. Obligaciones de Agilitic como encargado

• Tratar los datos conforme a las instrucciones permitidas y no utilizarlos para fines propios incompatibles.
• Aplicar medidas razonables de seguridad y confidencialidad de acuerdo con el riesgo.
• Limitar el acceso a personal y proveedores que necesiten intervenir para prestar el servicio.
• Apoyar al responsable, dentro de las capacidades del plan y del sistema, para responder derechos de titulares.
• Informar incidentes confirmados que puedan afectar de forma relevante los datos del negocio.
• Eliminar, devolver o anonimizar datos al finalizar, salvo conservación legal, de seguridad o respaldo temporal.
• Mantener trazabilidad de operaciones críticas cuando la función exista.

7. Confidencialidad

Agilitic exige confidencialidad a las personas que acceden a datos para soporte, seguridad, mantenimiento o desarrollo. El acceso se limita a lo necesario y no autoriza la explotación comercial independiente de la información del negocio.

8. Subencargados y servicios externos

Agilitic puede apoyarse en proveedores de infraestructura, base de datos, alojamiento, correo, autenticación, observabilidad, inteligencia artificial, mensajería y pagos, incluyendo servicios como Supabase, Vercel, Resend, Sentry, Google y Wompi según la función.

El negocio autoriza este uso cuando sea necesario para prestar Express. Agilitic procurará seleccionar proveedores con condiciones y medidas adecuadas y actualizará la información cuando exista un cambio material.

9. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos subencargados pueden procesar información fuera de Colombia. Agilitic utilizará las herramientas contractuales, configuraciones y garantías razonables disponibles para realizar la transmisión conforme a la normativa aplicable.

10. Seguridad y gestión de incidentes

Las medidas pueden incluir autenticación, permisos, separación lógica por negocio, validaciones de servidor, cifrado en tránsito, registros, respaldos, monitoreo y controles sobre secretos. Las medidas evolucionan de acuerdo con los riesgos y capacidades del servicio.

El negocio debe informar inmediatamente credenciales comprometidas o accesos no autorizados. Agilitic evaluará incidentes confirmados, aplicará contención y proporcionará información razonable para que el responsable cumpla sus obligaciones de notificación.

11. Solicitudes de titulares y autoridades

Cuando Agilitic reciba una solicitud relacionada con datos controlados por el negocio, podrá remitirla al responsable. Agilitic ejecutará acciones técnicas razonables de consulta, corrección, exportación o eliminación cuando el responsable las solicite y sean legal y técnicamente procedentes.

Si una autoridad requiere información, Agilitic verificará el requerimiento y comunicará al negocio cuando la ley lo permita.

12. Exportación, devolución y eliminación

El negocio debe exportar la información necesaria antes de terminar el servicio cuando la plataforma ofrezca esa función. Tras el cierre, Agilitic podrá eliminar o anonimizar los datos activos dentro de un periodo razonable.

Las copias de respaldo pueden permanecer temporalmente hasta su rotación segura. Los registros necesarios para fraude, seguridad, pagos, auditoría, reclamaciones u obligaciones legales pueden conservarse por más tiempo.

13. Auditoría y evidencia

Agilitic podrá proporcionar documentación general de seguridad, registros disponibles y resultados de verificaciones razonables, sin revelar secretos, información de otros clientes o detalles que aumenten el riesgo de la plataforma.

Las auditorías especiales solicitadas por un negocio podrán requerir acuerdo previo sobre alcance, confidencialidad, costos y afectación operativa.

14. Responsabilidad

Cada parte responde por las obligaciones que le correspondan. El negocio responde por la licitud, exactitud, finalidades, autorizaciones y uso de los datos que controla. Agilitic responde por cumplir sus deberes como encargado y por las obligaciones propias de la plataforma que no puedan limitarse legalmente.

15. Contacto, versión y prevalencia

Las solicitudes relacionadas con este acuerdo pueden enviarse a Agiliticapp@gmail.com.

Si existe un contrato específico de tratamiento firmado entre Agilitic y un negocio, ese contrato prevalece respecto de las materias que regule expresamente.

Versión vigente: 2026-08-03.